Die Routineabläufe in der Praxis sind häufig stark auf die Person des Praxisinhabers zugeschnitten. Was bei der täglichen Arbeit mit Patienten von Vorteil ist, kann im Notfall zu einem Problem werden. Wenn der Praxisinhaber schwer erkrankt oder stirbt, ist die Praxis binnen kurzer Zeit nicht mehr handlungsfähig.
Löhne und Rechnungen können nicht bezahlt, Daten nicht eingesehen, wichtige Entscheidungen nicht getroffen werden. Es droht der Verlust von Patienten und der Verfall des Praxiswertes. „Je länger der Stillstand in der Praxis dauert, desto geringer sind die Chancen, sie noch zu einem guten Preis verkaufen zu können“, so Thilo Schäpers von der Deutschen Bank.
Neben den Praxispartnern stehen auch die Familienangehörigen bzw. Hinterbliebenen plötzlich vor zahlreichen komplexen sozialrechtlichen und berufsrechtlichen Herausforderungen. Hierbei wird der zeitliche Zwang, einen Nachfolger zu finden, oft unterschätzt. „Zwar besteht die Möglichkeit eine Nachbesetzung der Zulassung zu beantragen, das muss jedoch innerhalb von sechs Monaten erfolgen“, weiß Thilo Schäpers. Gelingt das nicht, fällt die Zulassung an den Zulassungsausschuss zurück. „In vielen Fachgebieten und gerade in Metropolregionen stellt sich außerdem die Frage, ob die Zulassung nicht aufgrund einer Überversorgung eingezogen wird“, weiß Deutsche Bank-Experte Thilo Schäpers. Ohne Hilfe vom Praxispartner oder einem Arzt aus dem Familien- oder Bekanntenkreis sind die Hinterbliebenen mit dem Dickicht aus Vorgaben und Regularien jedenfalls schnell überfordert.
Um Familie und Mitarbeiter zu entlasten und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen, sollte jeder Praxisinhaber eine Notfalldokumentation vorbereiten: Einen Ordner mit allen wichtigen Daten, Vollmachten und Anweisungen, der im Krisenfall die Handlungsfähigkeit der Praxis sichert.
In diesen Ordner gehören alle relevanten Unterlagen wie zum Beispiel die Zulassungsurkunde, Arbeits- und Mietverträge, betriebswirtschaftliche Unterlagen, Passwörter und Zugangsdaten, Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner (KV, Bank, Steuerberater) sowie Vollmachten.
Für den Todesfall sollte auch ein Antrag auf Genehmigung eines Vertreters dabei sein. Dieser kann sonst nur mit Erbschein oder einer Vollmacht beantragt werden. Thilo Schäpers: „Es kann Wochen dauern, bis ein Erbschein ausgestellt ist. Damit auch in dieser Zeit wichtige Entscheidungen getroffen oder Rechnungen beglichen werden können, sollten Generalvollmachten an ein oder zwei Vertrauenspersonen ausgestellt werden. Das können auch die Erben sein“. Er rät, den Notfallordner sicher zu verwahren und Bevollmächtigte sowie engste Mitarbeiter über den Aufbewahrungsort zu informieren.
Damit die Informationen aktuell bleiben, sollten sie einmal im Jahr kontrolliert werden. Ein externer Experte, wie z.B. Ihr Steuerberater, kann Sie dabei unterstützen. Auch Ihr Bankbetreuer kann bei der Planung der Vermögensübergabe erste Hilfestellung geben.
Weitere Informationen sowie eine Handlungs-Checkliste für Erben und Bevollmächtigte finden Sie hier:
