Eine fundierte Bedarfsplanung beginnt mit der Bestandsaufnahme. Analysieren Sie genau, welche Aufgaben in der Praxis anfallen und wie die Arbeitsabläufe organisiert sind. Welche Prozesse beanspruchen viel Zeit? Wo bestehen Engpässe – personell, zeitlich, räumlich? Identifizieren Sie, ob bestimmte Aufgaben effizienter gestaltet oder neu verteilt werden können. Eine detaillierte Analyse hilft Ihnen, den tatsächlichen Personalbedarf genau zu bestimmen und den Arbeitsalltag Ihres Teams optimal zu planen. Dies ist die Basis, um Überlastung zu vermeiden und eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben sicherzustellen.
Die Erfahrung zeigt, dass es sich positiv auf die geplante Implementierung auswirken kann, wenn Sie bereits in diesem Schritt das Praxisteam involvieren. Dadurch entdecken Sie oft nicht nur unerkannte Fähigkeiten bei Ihren Mitarbeitenden, sondern erreichen auch eine höhere Akzeptanz der folgenden Maßnahmen zur Umstellung auf ein digitales Personalmanagement.
Die Integration des Personalmanagements in Ihr Praxisverwaltungssystem kann den organisatorischen Aufwand erheblich reduzieren. Viele Programme bieten Module an, die sich um Funktionen fürs Personalmanagement erweitern lassen. Mit diesen Erweiterungen lassen sich Dienstpläne, Urlaubstage und Krankmeldungen digital verwalten. Eine gute Software ermöglicht Ihnen zudem, Berichte zur Arbeitszeit und Auslastung zu generieren, die wertvolle Einblicke in die Effizienz Ihres Praxisteams liefern. Damit schaffen Sie eine nahtlose Verbindung zwischen Personalverwaltung und Praxisorganisation.
Ein integriertes Personalmanagement im Verwaltungssystem bringt dem Team den Vorteil, dass sich die Raum-, Aufgaben- und Personalplanung im Alltag an einer zentralen Stelle ausführen lässt. Zahlreiche Anbieter bieten neben Online-Demoversionen zum Personalmanagement auch Workshops sowie eine personalisierte Beratung in der Einführungsphase an, in denen Sie deren Tool prüfen und Rückfragen stellen können.
Personalmanagement ist heute ein relevanter Faktor im starken Wettbewerb um die besten Fachkräfte.
Stephan und Kirsten Kock
Personalmanagement in der Arztpraxis, 12/2023
Ob Kalender oder Excel – die klassischen Wege der Dienstplanung und Zeiterfassung sind unflexibel, unübersichtlich und vor allem nur in der Arztpraxis zugänglich. Moderne Tools für die Dienstplanung und Zeiterfassung ermöglichen es Ihrem Praxisteam, sich auf Wunsch auch von außerhalb an der Schichtplanung zu beteiligen. Mit cloudbasierten Lösungen können Mitarbeitende ihre Schichten einsehen, anpassen oder tauschen – alles in Echtzeit und datenschutzkonform.
Gleichzeitig werden die Daten automatisch in das digitale Personalmanagementsystem übertragen, wodurch der Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten erleichtert wird. Diese Flexibilität und Transparenz trägt zur Zufriedenheit im Team bei und kann die Mitarbeiterbindung stärken.
Der Fachkräftemangel im medizinischen Bereich stellt viele Praxen vor Herausforderungen. Ein modernes Recruiting setzt daher zunehmend auf digitale Wege, um insbesondere junge, technikaffine Mitarbeitende abzuholen. Eine ansprechende Website der Arztpraxis mit umfangreichem Karrierebereich sowie gezielte Stellenanzeigen in Online-Portalen gehören bereits zum Standard. Präsentieren Sie dort nahbar Ihre Praxisphilosophie, Ihr Team und weitere Entwicklungsmöglichkeiten, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Durch gezielte Werbung auf spezialisierten Jobbörsen erreichen Sie qualifiziertes Praxispersonal und können den Bewerbungsprozess effizienter gestalten. Zugleich erlaubt Ihnen das digitale Bewerbermanagement einen besseren Überblick über Ihre laufenden Ausschreibungen und Einstellungsprozesse. Qualifikationen und weitere Unterlagen stehen Ihnen künftig in digitaler Version jederzeit mit wenigen Klicks zur Verfügung.
Gerade im Gesundheitswesen müssen Daten besonders geschützt sein. Achten Sie darauf, dass die im Personalmanagement gespeicherten Daten sicher vor unbefugtem Zugriff sind und stets vertraulich behandelt werden. Bei der Nutzung von digitalen Lösungen zur Zeiterfassung oder Dienstplanung ist es entscheidend, den geltenden Datenschutz für die Arztpraxis einzuhalten – allen voran die seit 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In der EU dürfen beispielsweise personenbezogene Daten nur auf Servern nach europäischen Datenschutzanforderungen gespeichert werden.
Als Arbeitgeber sind Sie gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet, Ihr Personal auch über den Umgang mit seinen Daten schriftlich zu informieren. Es ist daher ergänzend wichtig, in die Arbeitsverträge entsprechende Passagen zur Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten aufzunehmen. Das Praxisteam sollte im Alltag wiederum für einen datenschutzkonformen Umgang mit Patientendaten direkt bei der Einschulung oder in wiederkehrenden Seminaren sensibilisiert werden.
Ein erfolgreiches Personalmanagement basiert auf klarer Bedarfsplanung, digitaler Zeiterfassung und einer modernen Strategie fürs Recruiting – alles unter Berücksichtigung eines Datenschutzkonzepts. Die passenden Tools erleichtern die administrative Verwaltung und dank der interaktiven Personalplanung ermöglichen Sie den Mitarbeitenden und Ihnen mehr Flexibilität und Planungsfreiheit. Das sorgt nicht nur für die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern kann die Effizienz und damit auch den Erfolg Ihrer Praxis erhöhen.
Nutzen Sie eine persönliche Praxisberatung durch Ihre db HealthCare Betreuerinnen und Betreuer, um sich passende Finanzierungsmöglichkeiten für Ihre Optimierungsstrategien – sei es digital oder in der Arztpraxis – aufzeigen zu lassen.
