Foto: Cleverbridge GmbH
Es waren die Berge an Papier und der damit verbundene Aufwand, die Alexander Rach, Leiter Corporate Treasury beim Kölner Unternehmen Cleverbridge GmbH, und sein Team nach Alternativen suchen ließ: Rund 17 Kilogramm Kontoauszüge mussten Monat für Monat von der Buchhaltung wegsortiert und archiviert werden. Eine Herkulesaufgabe – zeitintensiv und teuer. Das musste auch effizienter gehen, dachte sich Rach, und günstiger.
Cleverbridge wurde 2006 als E‑Commerce- und Payments-Anbieter gegründet. Dabei bietet das Unternehmen Herstellern digitaler Produkte Dienstleistungen rund um die Zahlungsabwicklung, Abonnementverwaltung, Steuern und Compliance digitaler Produkte an – und das weltweit, in 60 Währungen und mehr als 50 Zahlungsmethoden. Rund 1,5 Millionen Transaktionen wickelt Cleverbridge monatlich ab.
Zusammen mit der Deutschen Bank, Hausbank und erste Adresse im Zahlungsverkehr, entschied sich Cleverbridge, auf elektronische Kontoauszüge umzustellen. Von der ersten Idee bis zum Abschluss des Projekts vergingen lediglich sechs Monate. Seitdem ist Cleverbridge auf dem Weg zum papierlosen und nachhaltigen Kontenmanagement ein gutes Stück vorangekommen: Für vier Fünftel aller Konten werden die Auszüge inzwischen elektronisch übermittelt.
„Wir sparen durch die Umstellung nicht nur jede Menge Papier, Toner und Porto“, sagt Alexander Rach. Noch viel stärker machen sich die Effizienzgewinne im Accounting bemerkbar. Bis dato musste Cleverbridge ein physisches Archiv für die Kontoauszüge der vergangenen zehn Jahre vorhalten und ältere Belege fachgerecht entsorgen. All das entfällt. „Die Kontoauszüge werden nun auf einem Cloudserver gespeichert, was wesentlich günstiger ist“, berichtet Rach. Hinzu kommt, dass die digitalen Auszüge deutlich sicherer und schneller zu finden sind. Dies ist besonders bei einem Zahlungsabwickler wie Cleverbridge von Bedeutung, der sich an strenge Richtlinien der BaFin und anderer Behörden halten muss.
„Wir sparen durch die Umstellung nicht nur jede Menge Papier, Toner und Porto.“
Alexander Rach,
Leiter Corporate Treasury Cleverbridge GmbH
Übertragen werden die Dokumente zwischen Deutscher Bank und Cleverbridge über den Kommunikationsstandard EBICS. Die Kontoauszüge selbst stehen in dem für die Archivierung geeigneten Format PDF/A zur Verfügung. Dabei weist ein qualifiziertes Zertifikat in den PDFs deren Unversehrtheit und eindeutige Herkunft nach – was es Cleverbridge möglich macht, vollständig auf Kontoauszüge aus Papier zu verzichten.
Die Verwendung von elektronischen Kontoauszügen und die Geschwindigkeit, mit der Buchhaltungssysteme sie abgleichen, führen dazu, dass Papierauszüge an Bedeutung verlieren. Gleichwohl wird immer noch viel Papier zwischen Unternehmen und Bank hin und her geschickt, da aus steuerlichen Gründen auf Papierauszüge ohne Sondergenehmigung meist noch nicht ganz verzichtet werden kann.
Doch in diesem Punkt ist vieles in Bewegung. Die Deutsche Bank stellt Firmenkunden inzwischen in vielen Ländern digitale Kontoauszüge zur Verfügung, die dank elektronischer Siegel (eIDAS-Zertifikat) die Unversehrtheit und die Herkunft von der Deutschen Bank nachweisen. „Mit dem eIDAS-Zertifikat sind die eStatements revisionssicher und entsprechen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“, erklärt Christoph Rössler, Firmenkundenbetreuer von Cleverbridge bei der Deutschen Bank. Das erlaubt den Verzicht auf Kontoauszüge aus Papier – auch wenn eine parallele Bereitstellung von papiernen und elektronischen Kontoauszügen prinzipiell weiterhin möglich ist.
„Mit dem eIDAS-Zertifikat sind die eStatements revisionssicher und entsprechen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.“
Christoph Rössler,
Firmenkundenbetreuer Cleverbridge bei der Deutschen Bank
Verschickt werden die Kontoauszüge im Format PDF/A, einem international standardisierten Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Abholung und Empfang erfolgen automatisch auf elektronischem Weg über verschiedenste Zugangswege. Zur Auswahl stehen neben der eStatements-App der Deutschen Bank Swift Fileact, Host-to-Host und EBICS, ein Standard, der vor allem in der Kommunikation von Kreditinstituten und Firmenkunden weit verbreitet ist. Inhalt, Frequenz und Aussehen der eStatements sind dabei identisch mit der papierbasierten Version, enthalten also auch Anlagen für zurückgegebene Zahlungen, Lastschriften und Garantien.
Neben dem täglichen Abruf aktueller Kontoauszüge erlaubt die eStatements-Lösung der Deutschen Bank auch den Blick zurück. Über das Autobahn-Web-Portal haben Kunden Zugriff auf die Kontoauszüge der vergangenen zehn Jahre, können sich diese anzeigen lassen oder für eine spätere Nutzung auf ihr lokales System herunterladen.
„Damit ist nicht nur die Suche nach einem oder mehreren Auszügen schnell und bequem möglich“, erklärt Thorsten Gebhard, Leiter Cash Management Solution Sales Region West bei der Deutschen Bank. Der Onlinezugang macht auch das physische Archiv und die Lagerung der Papierauszüge überflüssig und hilft dabei, den Finanzbereich zu digitalisieren. Zusammen mit dem Wegfall des Portos lassen sich so nicht unerhebliche Kosten einsparen.
10/2023
