Am 01.01.2025 startet die E-Rechnung. Aber für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung und wie können sich Unternehmen und Selbstständige jetzt noch vorbereiten? Wir haben die wichtigsten Infos für Sie zusammengefasst:
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das die herkömmlichen Papier- bzw. PDF-Rechnungen nach und nach ersetzen soll. Alle Daten in einer E-Rechnung (z.B. Kontodaten, Steuernummer oder Rechnungsbetrag) sind maschinell lesbar und können von der Buchhaltungssoftware des Rechnungsempfängers automatisiert weiterverarbeiten werden. Das soll Zeit und Kosten sparen, den Austausch mit den Finanzämtern erleichtern und die Fehleranfälligkeit, z.B. durch das manuelle Eintippen einer IBAN, reduzieren.
Am einfachsten mit einer Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware. Viele Programme, etwa die des Deutsche Bank-Partners sevdesk, verfügen bereits jetzt über eine Funktion, mit der sich ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erstellen lassen. Die Software wandelt die eingegebenen Rechnungsdaten in eine maschinell lesbare XML-Datei um. Diese können Sie per E-Mail oder Peppol, einem digitalen Netzwerk zum Austausch von E-Rechnungen, an Ihre Kundinnen und Kunden versenden.
Wer parallel zu der XML-Datei auch eine für Menschen lesbare Version versenden möchte, kann bei der Erstellung der E-Rechnung mit einer Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware das Dateiformat ZUGFeRD verwenden. Dabei wird parallel zur XML-Datei eine PDF-Version erstellt.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zunächst im B2B-Bereich im Inland. Sprich also für in Deutschland ansässige Selbstständige und Unternehmen, die ihre Leistungen anderen ebenfalls hierzulande ansässigen Unternehmen und Selbstständigen in Rechnung stellen. Rechnungen an Privatkunden oder Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Regelung.
Eine E-Rechnung ist ebenfalls nicht erforderlich, wenn es sich um Beträge bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung) handelt. In diesem Fall genügt eine Papier- bzw. PDF-Rechnung. Die Ausnahmeregelung betrifft ebenfalls steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
Auch wenn sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen, müssen Unternehmen und Selbstständige hierzulande ab dem 01.01.2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren können. Für sie kann das zum Thema werden, wenn sie z.B. von Lieferanten E-Rechnungen zugesendet bekommen. Auch in diesem Fall kann eine Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware helfen, für alle sich aus dem Thema E-Rechnung ergebenden Anforderungen gewappnet zu sein.
Ja die gibt es. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsstellende im inländischen B2B-Bereich weiterhin Papier- bzw. PDF-Rechnungen versenden. Vorausgesetzt der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden.
Das Recht, im inländischen B2B-Bereich weiterhin Papier- bzw. PDF-Rechnungen versenden zu dürfen, verlängert sich bis Ende 2027, wenn das Unternehmen, das die Rechnung stellt, im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 EUR Umsatz erwirtschaftet.
Ab 2028 sind dann alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und zu archivieren.
Eines ändert die Einführung der E-Rechnung allerdings nicht. Aufbewahren muss man Rechnungen nach wie vor 10 Jahre. Das gilt für Papier- genau wie für E-Rechnungen.
