Eine effektive Zugangskontrolle sorgt dafür, dass nur befugte Personen Zutritt zu den Praxisräumen erhalten. Hierzu gehören Maßnahmen wie elektronische Schließsysteme, die mittels Zahlencode oder Chipkarte den Zutritt regulieren. Auch Besucherinnen und Besucher, wie etwa Lieferanten, Techniker oder IT-Dienstleister, sollten nur in Begleitung von Praxispersonal Zugang haben.
Durch eine solche Regelung wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Patienteninformationen erlangen. Diese physische Sicherheit ist ein essenzieller Bestandteil eines praxisinternen Datenschutzplans und bildet die Grundlage für den Schutz der sensiblen Daten, die innerhalb der Praxis verarbeitet werden.
Neben der physischen Zugangskontrolle ist die digitale Zugriffsberechtigung entscheidend. Es sollte klar definiert sein, welche Mitarbeitenden in der Praxis Zugriff auf bestimmte Daten und Ordnerstrukturen haben. Dies lässt sich über Berechtigungen im Praxisverwaltungssystem digital regeln. Dortige Einstellungen ermöglichen etwa der Praxisverwaltung nur den Zugriff auf Abrechnungsdaten, während medizinisches Personal die Einsicht in Gesundheitsdaten erhält.
Zusätzlich sollten alle digitalen Systeme passwortgeschützt sein und regelmäßig überprüft werden, um Missbrauch vorzubeugen. Ein solcher Mechanismus gewährleistet, dass nur autorisierte Personen mit den sensiblen Informationen arbeiten.
Lediglich bei 4 von 10 Praxen ist die Datenverschlüsselung bereits ein Standardvorgehen.
IT-Sicherheitsrichtlinie in Arztpraxen
BSI Umfrage, 05/2023
Datenschutz endet nicht bei technischen Maßnahmen, sondern betrifft auch den Umgang mit Patientendaten im täglichen Praxisalltag. Selbstredend sollten vertrauliche Arztgespräche nur in geschlossenen Räumen stattfinden. Doch Sicherheitslücken tun sich auch an anderer Stelle auf:
Bereits bei Auskünften am Telefon muss sich Ihr Team über die Identität der Anrufenden absichern, zum Beispiel durch Zusatzfragen zum Geburtstag, Wohnort oder ähnliche Details. Die Anmeldung in Ihrer Praxis sollte möglichst getrennt zum Wartebereich angeordnet sein, um eine diskrete Kommunikation zu ermöglichen. Ihr Team darf auf ausreichend Privatsphäre und Abstände hinweisen, falls bereits mehrere Personen am Empfang warten. Praxisunterlagen sind für andere nicht einsehbar und Akten werden nach deren Gebrauch unter Verschluss gehalten. Ergänzende Schulungen zum Datenschutz und zur Diskretion fürs Praxisteam können helfen, den richtigen Umgang zu gewährleisten.
Ein weiteres zentrales Element eines Datenschutzplans ist die IT-Sicherheit. Als einfachstes Beispiel dürfen Patientendaten niemals unverschlüsselt online versendet werden – etwa als E-Mail oder Textnachricht. Alle Systeme, die Patientendaten verarbeiten oder speichern, müssen durch sichere Passwörter geschützt sein. Die Passwörter sollten regelmäßig geändert und nicht mehrfach verwendet werden. Es ist zudem empfehlenswert, Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, um den Schutz vor unbefugtem Zugriff zu erhöhen.
Darüber hinaus sollten alle Daten verschlüsselt und nur auf sicheren Servern gespeichert werden. Mit diesen Maßnahmen wird gewährleistet, dass Patientendaten auch bei einem Cyber-Angriff oder technischen IT-Problemen geschützt sind.
Ein Datenschutzplan sollte in regelmäßigen Abständen überprüft und den aktuellen Anforderungen angepasst werden. Neue gesetzliche Vorgaben oder technische Entwicklungen wie zum Beispiel die freiwillige, elektronische Patientenakte (ePA) können Anpassungen im internen Maßnahmenplan erforderlich machen.
Daher ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen den bestehenden Plan zu evaluieren und eventuelle Lücken oder Schwachstellen zu beheben. Auch Sicherheitslücken, die durch veraltete Software entstehen, müssen erkannt und beseitigt werden. Ein gut durchdachter und kontinuierlich aktualisierter Datenschutzplan ist der beste Schutz vor Datenschutzverletzungen und Bußgeldern.
Der Datenschutz in der Arztpraxis ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die abgeleiteten Maßnahmen sollten Sie regelmäßig überprüfen und an neue Entwicklungen anpassen. Mit klaren Zugangs- und Zugriffskontrollen, diskretem Umgang im Alltag und passwortgeschützten IT-Systemen schaffen Sie eine gesetzeskonforme Umgebung sowie eine Vertrauensbasis gegenüber Patientinnen und Patienten.
Unsere db HealthCare Beraterinnen und Berater unterstützen Sie gern bei der Suche nach digitalen Lösungen, die Ihren Praxisalltag erleichtern und zur Datensicherheit beitragen. Gemeinsam mit unseren Kooperationspartner bieten wir zum Beispiel innovative Tools für mehr Cybersicherheit sowie IT-Sicherheitstests und Online-Trainings für Mitarbeitende an.
